KSeF „wszedł”, ale nie dla wszystkich jednakowo (jak zwykle).
Realnie wpływa na obieg faktur w Polsce, tylko że obowiązki są stopniowane i – co najważniejsze dla spółek LTD – kluczowe jest to, czy masz w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD), a nie to, że jesteś „zagraniczny”.

Co już obowiązuje, a co dopiero nadchodzi?

1. Wystawianie faktur w KSeF:

• od 1 lutego 2026 – obowiązek dla firm, które miały w 2024 sprzedaż powyżej 200 mln zł (z VAT),
• od 1 kwietnia 2026 – dla pozostałych przedsiębiorców.

2. Odbieranie faktur przez KSeF:

• już od 1 lutego 2026 odbieranie faktur w KSeF ma być obowiązkowe, ale są wyjątki ustawowe (i one są mega ważne dla LTD).

3. Okres przejściowy dla „małej skali” (ważne w praktyce):

• do końca 2026 r. nawet jeśli ktoś jest objęty KSeF, może jeszcze wystawiać faktury poza KSeF (papier/PDF), jeżeli w danym miesiącu suma sprzedaży z VAT na takich fakturach nie przekroczy 10 000 zł.
  To nie jest „zwolnienie na zawsze”, tylko bezpiecznik na wdrożenie.

Najważniejsza zasada dla LTD: KSeF zależy od „zakotwiczenia” w Polsce.

W KSeF masz trzy pytania-killera (w tej kolejności):

Pytanie 1: Czy masz w Polsce siedzibę działalności?

Dla spółki LTD zazwyczaj: nie.

Pytanie 2: Czy masz w Polsce stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD / fixed establishment)?

SMPD to nie „adres korespondencyjny” ani „Polak w zarządzie”. To miejsce inne niż siedziba, które ma stałość i zaplecze personalno‑techniczne do prowadzenia realnych działań (odbiór/wykorzystanie usług albo świadczenie usług).

I turbo ważne:
sam fakt posiadania polskiego numeru VAT/NIP nie wystarcza, żeby uznać, że masz SMPD.

Pytanie 3: Jeśli masz SMPD – czy ono uczestniczy w danej transakcji?

Możesz mieć „bierne” SMPD (np. wsparcie, marketing), które nie uczestniczy w sprzedaży – i wtedy dla tej sprzedaży możesz być wyłączony z obowiązku KSeF. Ministerstwo Finansów podało przykłady: oddział robi wsparcie/marketing/reklamacje, a sprzedaż jest sterowana z centrali – wtedy brak obowiązku KSeF dla tej sprzedaży.

Kiedy KSeF dotyczy Twojej LTD, a kiedy nie (konkretne przypadki):

A) LTD bez siedziby w PL i bez SMPD w PL (najczęstszy scenariusz)

Nie masz obowiązku wystawiania faktur w KSeF.

Czyli: jeśli działasz z UK, nie masz w PL ludzi/magazynu/biura operacyjnego, to KSeF zwykle Cię nie łapie.

B) LTD ma SMPD w PL, ale to SMPD nie uczestniczy w danej transakcji

Też jesteś wyłączony z obowiązku wystawiania tej konkretnej faktury w KSeF.
(„Masz w PL jakiś byt”, ale sprzedaż/realizacja idzie realnie poza PL – i to da się obronić, jeśli fakty na to wskazują.)

C) LTD ma SMPD w PL i to SMPD uczestniczy w transakcji (np. sprzedaż z polskiego magazynu, polski zespół realizuje)

Wtedy KSeF dotyczy Twojej LTD – i wystawianie B2B będzie musiało iść przez KSeF (według harmonogramu: od 1.04.2026 dla większości).

D) Sprzedaż do konsumentów (B2C)

Faktury na rzecz osoby fizycznej nieprowadzącej działalności są wyłączone z obowiązku KSeF.
Uwaga praktyczna: B2C to nie „bezpieczna furtka” dla B2B – ale dobrze to wiedzieć, bo wiele LTD ma miks klientów.

E) Dodatkowe wyłączenia, które czasem dotyczą zagranicznych struktur

Są wyłączenia transakcyjne, m.in. dla określonych procedur (np. OSS nieunijna, IOSS).

„Jestem VAT-owcem w PL” – czy to automatycznie znaczy KSeF?

Nie. I to jest częsty błąd myślowy.

1. VAT/NIP w Polsce ≠ SMPD w Polsce.
   MF wprost podkreśla, że sam numer VAT nie przesądza o SMPD.
2. W praktyce masz dwa typy „VAT-owca w PL”:

• VAT w PL, ale bez SMPD (rejestracja, bo transakcje tego wymagają, ale operacja realnie z UK) → jesteś wyłączony z obowiązkowego KSeF.
• VAT w PL i masz SMPD, które uczestniczy → KSeF wchodzi.

„Przezorny zawsze ubezpieczony” – więc zamiast zgadywać, warto mieć w dokumentacji krótkie uzasadnienie, dlaczego SMPD nie ma albo nie uczestniczy.

Jeśli Twoja LTD jest poza KSeF: jak wystawiasz faktury i jak je wysyłasz polskim firmom?

Najprościej: tak jak dotychczas.

1. Wystawiasz fakturę w swoim systemie (PDF/elektronicznie/papier) i wysyłasz e‑mailemalbo innym uzgodnionym kanałem.
2. Nie musisz logować się do KSeF, jeśli jesteś wyłączony z obowiązku.
3. Polski klient (nabywca) może taką fakturę normalnie rozliczyć – bo to jest właśnie jeden z przewidzianych wyjątków (faktury „poza KSeF” w przypadkach wyłączonych).

Tip komunikacyjny (z życia, nie z ustawy):
dopisz na stopce maila albo w treści faktury krótkie zdanie w stylu:
„Wystawca jest podmiotem zagranicznym bez siedziby i SMPD w Polsce – faktura wystawiona poza KSeF.”
 - to często ucina pytania typu „a gdzie numer KSeF?”.

Jeśli Twoja LTD jednak podpada pod KSeF: co musisz zrobić, żeby działało?

Tu bez ściemy: musisz ustawić dostęp i uprawnienia, inaczej będzie chaos.

1. Wybierasz narzędzie: system księgowy z integracją albo narzędzia MF (Aplikacja Podatnika KSeF / e‑mikrofirma).
2. Uwierzytelnienie: Profil Zaufany / podpis kwalifikowany / pieczęć / certyfikat KSeF.
3. Dla spółek kluczowe są uprawnienia (często przez ZAW‑FA) i ogarnięcie, kto ma prawo wystawiać/odbierać faktury.
4. Tokeny i bezpieczeństwo: token to wrażliwa rzecz (jak dostęp do banku) – MF ostrzega przed wyłudzeniami.

Najważniejsze pytanie praktyczne: jak Twoja LTD ma odbierać faktury od polskich firm, skoro sama „nie ma KSeF”?

To jest dobrze rozwiązane, tylko trzeba wiedzieć jak.

Zasada:

Jeśli polski dostawca ma obowiązek wystawić fakturę w KSeF, to on ją wystawia w KSeF.
A jeśli Ty (LTD) jesteś podmiotem wyłączonym (np. brak siedziby i SMPD w PL), to faktura ma być Ci udostępniona w sposób uzgodniony (czyli np. PDF mailem albo wydruk), zamiast wymagać od Ciebie logowania do KSeF.

Co dostaniesz w praktyce?

Dostaniesz wizualizację faktury (PDF/wydruk), która powinna mieć kod QR i (dla faktury wystawionej online) numer KSeF pod kodem.

Po co QR?
MF mówi wprost: QR jest wdrażany szczególnie z myślą o sytuacjach, gdy faktura idzie innym kanałem niż KSeF, np. gdy nabywcą jest podatnik zagraniczny.

Scenariusz „paliwo / elektronika” – czyli zakupy na szybko

MF w objaśnieniach opisuje niemal identyczny case ze stacją benzynową: sprzedawca może założyć, że zagraniczny nabywca nie ma SMPD i wtedy ma obowiązek udostępnić fakturę w uzgodniony sposób.

Twoja „ściąga” dla pracownika (dosłownie jedno zdanie do powiedzenia):
„Poproszę fakturę i wysłanie na e‑mail. Proszę, żeby PDF był z kodem QR i numerem KSeF.”

Co jeśli faktura była wystawiona w trybie offline?

W trybie offline wizualizacja może mieć dwa kody QR („OFFLINE” i „CERTYFIKAT”), a po nadaniu numeru KSeF wraca do jednego kodu z numerem KSeF.
W skrócie: jak widzisz „OFFLINE”, to znaczy, że dokument jest „w drodze” do systemu.

„Złote zasady” dla LTD w Polsce – wersja premium (czyli żeby nie bolało):

1) Zrób dla LTD jedną kartkę „Status KSeF”

Wpisz:
siedziba w PL (tak/nie), SMPD w PL (tak/nie), czy SMPD uczestniczy w sprzedaży (tak/nie), VAT PL (tak/nie), od kiedy potencjalnie KSeF.

To później ratuje życie w rozmowach z kontrahentami i przy kontrolach.

2) Nie kłóć się z definicją SMPD – zbieraj fakty

SMPD to realne zasoby ludzi i techniki + stałość.
Jeśli Twoja teza brzmi „nie mamy SMPD”, miej pod ręką proste fakty: brak personelu, brak magazynu, brak infrastruktury w PL itd.

3) VAT/NIP w PL traktuj jak „flaga ostrzegawcza”, nie jak wyrok

Numer VAT nie przesądza o SMPD.
Ale w praktyce powoduje, że kontrahenci częściej zakładają, że „jesteś w polskim obiegu”. Warto mieć gotową odpowiedź, jak odbierasz faktury.

4) Ustal z dostawcami kanał faktur z góry

W umowie/zamówieniu/ustaleniach mailowych wpisz:
„Faktury prosimy przekazywać e-mailem w postaci PDF (wizualizacja) z kodem QR i numerem KSeF.”

5) Zrób jeden dedykowany e-mail do faktur

faktury@…, accounting@… – cokolwiek, byle nie „sebastian123@…”, bo potem jest „a kto to zgubił”.

6) Naucz ludzi w terenie jednej komendy

Stacja, market budowlany, RTV: „Faktura na firmę + wysyłka mailem + QR”.

7) W księgowości trzymaj zawsze: PDF + numer KSeF + weryfikacja QR

KSeF daje numer identyfikujący fakturę, a QR pomaga ją zweryfikować i pobrać bez logowania w typowych sytuacjach „poza KSeF”.

8) Korekty: zapomnij o nocie korygującej (od 1 lutego 2026)

MF wskazuje, że od 1 lutego 2026 uchylono przepisy o notach korygujących. Czyli: jak jest błąd w danych, standardowo idziesz w korektę od sprzedawcy.

9) Jak jesteś „w KSeF”, to uprawnienia są ważniejsze niż sama aplikacja

Bez sensownych uprawnień (kto wystawia, kto odbiera, kto zarządza) firma się zablokuje. MF ma „krok po kroku” dla księgowych i wprost wskazuje na uwierzytelnienie, ZAW‑FA i nadawanie uprawnień.

10) Tokeny traktuj jak dostęp do banku

MF ostrzega przed wyłudzeniami i zaleca szczególną ostrożność.
To nie jest „kodzik dla księgowej”, tylko klucz do faktur.
 

Szybki test na 60 sekund: „czy moja LTD ma KSeF?”

Odpowiedz sobie po kolei:

1. Czy masz siedzibę w Polsce? Jeśli tak → raczej KSeF.
2. Jeśli nie: czy masz w PL SMPD (ludzie + technika + stałość)?
3. Jeśli tak: czy to SMPD uczestniczy w sprzedaży/usłudze, którą fakturujesz?
4. Jeśli nie masz siedziby ani SMPD → jesteś wyłączony z obowiązkowego KSeF.

W KSeF dla spółek zagranicznych kluczowe jest jedno: czy Twoja LTD ma w Polsce siedzibę albo stałe miejsce prowadzenia działalności (SMPD) i czy to SMPD “bierze udział” w sprzedaży/usłudze.

Przypadek 1: jesteś solo, LTD, konsultacje/projekty online, klienci głównie z Polski, pracujesz raz w PL raz w Hiszpanii

Czy musisz być w KSeF?

W typowym układzie “ja + laptop + praca z różnych miejsc” odpowiedź brzmi: najczęściej nie musisz.

Dlaczego:
Ministerstwo i strona KSeF wprost mówią, że podmiot zagraniczny (nawet zarejestrowany jako VAT w Polsce) nie jest objęty obowiązkiem KSeF, jeśli:

1. nie ma w Polsce siedziby ani SMPD, albo
2. ma SMPD, ale to SMPD nie uczestniczy w danej dostawie/świadczeniu usługi.

Czyli jeśli Twoja LTD:
nie ma w Polsce “stałej bazy” z ludźmi i zapleczem, tylko Ty podróżujesz i realizujesz usługi z różnych krajów, to KSeF zwykle Cię nie łapie.

Co jest tu miną, która czasem wybucha?

SMPD. MF opisuje SMPD jako miejsce inne niż siedziba, które ma:
wystarczającą stałość oraz strukturę w zakresie zaplecza personalnego i technicznego, żeby umożliwić odbiór usług (bierne SMPD) albo świadczenie usług (czynne SMPD).

I ważne: sam numer VAT nie wystarczy, żeby uznać, że masz SMPD.

A teraz analiza dwóch przypadków:

Przypadek 1. Kiedy jesteś “solo” rośnie ryzyko, że ktoś uzna SMPD w Polsce?

Nie ma magicznego progu typu “183 dni i bach”, ale zdrowy rozsądek jest taki:

1. Masz stałą bazę w PL (biuro / stałe miejsce pracy), z której regularnie świadczysz usługi.
2. To miejsce nie jest “okazjonalne”, tylko działa jak normalny punkt operacyjny firmy.
3. Masz tu zasoby “ludzkie i techniczne” do realizacji usług (czasem wystarczasz Ty sam, jeśli to jest realnie stała struktura, a nie walizka i hotel).

Jeżeli Twoja Polska to “przystanek”, a nie “centrum dowodzenia”, to zwykle SMPD nie powstaje. Ale jeśli Polska jest Twoim stałym trybem działania, to warto to ocenić na chłodno.

Co robisz z fakturami, jeśli jesteś poza KSeF?

Normalnie: wystawiasz fakturę jak dotychczas (PDF/księgowy system) i wysyłasz mailem. KSeF nie nakłada na Ciebie obowiązku “logowania się gdzieś”, jeśli jesteś wyłączony.

Przypadek 2. Kluby piłkarskie w tle, ale faktury wystawiasz dzieciakom/rodzicom za mentoring. Masz w Polsce ludzi, którzy świadczą usługi i przygotowują kursy.

Tu są dwie osobne rzeczy: kto jest klientem (B2C/B2B) oraz czy masz SMPD w PL?

Faktury dla rodziców / zawodników (B2C)
To jest najprostsze: faktury B2C nie muszą być w KSeF – po 1 lutego 2026 dalej są dobrowolne w KSeF.
Czyli: jeżeli sprzedajesz mentoring rodzicom jako osobom prywatnym i wystawiasz im faktury “konsumenckie”, to KSeF nie jest obowiązkowy dla tych faktur.
“Mam ludzi w Polsce, którzy świadczą mentoring i robią kursy” – i tu wchodzi SMPD całe na biało.

To jest klasyczny sygnał, że możesz mieć w Polsce SMPD, bo masz tu realne zasoby personalne (i zwykle też techniczne: platforma, narzędzia, procesy). MF mówi wprost o kryterium: stałość + zaplecze personalne i techniczne.

Co więcej, MF zwraca uwagę, że liczy się też kontrola nad zapleczem (nie zawsze muszą to być Twoi pracownicy na UoP – istotne jest, czy dysponujesz tymi zasobami “jak swoimi”).
Czy to oznacza, że “powinieneś zgłosić się do KSeF”?
Jeżeli Twoja sprzedaż jest wyłącznie B2C (rodzice), to nawet gdybyś miał SMPD, same faktury B2C nie zmuszają Cię do KSeF.

Ale teraz praktyka (czyli życie, nie teoria):
Jeśli kiedykolwiek zaczniesz fakturować B2B (np. klub piłkarski, fundacja, firma sponsorująca, szkoła, akademia z NIP), i Twoje polskie zasoby realnie uczestniczą w świadczeniu, to wtedy możesz wejść w obowiązek KSeF (bo dla zagranicznych obowiązek pojawia się, gdy SMPD w PL czynnie uczestniczy w transakcji).
Nawet przy B2C możesz chcieć mieć ogarnięty dostęp do KSeF “na wszelki wypadek”, bo rynek będzie Cię wpychał w procesy KSeF (szczególnie gdy kupujesz dużo w PL od dużych dostawców).

Co robić praktycznie (konkrety):

- Dla “solo konsultanta”

1. Jeśli chcesz spać spokojniej, przygotuj sobie krótką notkę do dokumentacji:
   “LTD nie posiada siedziby ani SMPD w Polsce; usługi świadczone mobilnie; brak zaplecza personalno‑technicznego w PL.”
2. Na fakturach B2B do polskich firm trzymaj spójny opis usługi i sposób dostarczenia (PDF/email).
3. Jeśli ktoś z klienta pyta “a gdzie KSeF?” – odpowiadasz jednym zdaniem:
   “Jako podmiot zagraniczny bez siedziby i SMPD w PL nie mam obowiązku wystawiania w KSeF.”

Dla modelu “mentoring + ludzie w Polsce”

1. Rozdziel w głowie dwa światy:
   B2C (rodzice) → KSeF dobrowolny.
   B2B (kluby/firmy) → jeśli SMPD w PL uczestniczy, temat KSeF wraca na stół.
2. Ustal zasady, kto jest klientem na papierze:
   jeśli rodzic prywatnie → B2C; jeśli klub sponsoruje i bierze fakturę na NIP → B2B.
3. Przejrzyj relację z trenerami:
   czy to są “niezależni” wykonawcy czy de facto Twoja stała struktura operacyjna. MF patrzy m.in. na to, czy kontrolujesz i “dysponujesz” zapleczem personalnym/technicznym.

Prezes Sebastian Drozd | Obsługa spółek LTD (UK i Malta) Grupa spółek www.drozd.biz | Telefon: +48 573 568 237 | E-mail: sebastian@drozd.biz | Konsultacje: PL - Szczecin, Gdynia; UK - London, Liverpool; IT - Milano;